Automatische Mail-Ordnung mit Apple Mail

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So behalten Sie den Überblick in Apple Mail

Apple Mail ist ein praktisches Programm, um E-Mails auf dem Mac zu empfangen und zu versenden. Damit Sie nicht den Überblick verlieren, können Sie zusätzliche Postfächer anlegen. So sortieren Sie Ihre Nachrichten besser und finden sie schneller wieder.

Was sind smarte Postfächer?

Smarte Postfächer sammeln automatisch alle E-Mails, die bestimmte Bedingungen erfüllen. Zum Beispiel alle Nachrichten von einem bestimmten Absender oder mit einem bestimmten Betreff. So müssen Sie nicht jede Mail manuell verschieben.

Ein smartes Postfach erstellen

• Öffnen Sie Apple Mail.
• Wählen Sie eine E-Mail aus, die Sie automatisch sortieren möchten.
• Klicken Sie in der Menüleiste oben auf Postfach.
• Wählen Sie Neue smarte Postfach aus.
• Geben Sie dem Postfach einen Namen, der für Sie passt.
• Stellen Sie eine oder mehrere Bedingungen ein, zum Beispiel den Absender.
• Bestätigen Sie mit OK.

Ab jetzt zeigt das smarte Postfach alle passenden E-Mails an. Beachten Sie: Die Originalnachrichten bleiben im Posteingang sichtbar. Smarte Postfächer sind also eine Art Filter, keine Verschiebung.

Regeln für automatische Mail-Verschiebung anlegen

Wenn Sie möchten, dass E-Mails wirklich in ein anderes Postfach verschoben werden, nutzen Sie Regeln. So bleibt Ihr Posteingang aufgeräumt.

• Klicken Sie in der Menüleiste auf Postfach und dann auf Neue Postfach.
• Wählen Sie den Ort für das neue Postfach, zum Beispiel unter Wichtig.
• Geben Sie dem Postfach einen Namen und bestätigen Sie mit OK.
• Wählen Sie eine E-Mail aus, die verschoben werden soll.
• Gehen Sie in der Menüleiste auf Mail > Einstellungen.
• Wechseln Sie zum Reiter Regeln.
• Klicken Sie auf Regel hinzufügen.
• Vergeben Sie einen Namen für die Regel.
• Stellen Sie eine oder mehrere Bedingungen ein, zum Beispiel den Absender.
• Unter Folgende Aktionen ausführen wählen Sie Nachricht verschieben und das gewünschte Postfach.
• Bestätigen Sie mit OK und schließen Sie das Fenster.

Nun werden alle eingehenden E-Mails, die den Bedingungen entsprechen, automatisch in das gewählte Postfach verschoben.

Mail-Ordnung auch auf iPhone und iPad anpassen

Sie können Ihre Postfächer und Regeln auch auf iPhone oder iPad verwalten. So bleibt Ihre Mail-Organisation auf allen Geräten gleich und übersichtlich.

Tipps für eine bessere Mail-Verwaltung

• Nutzen Sie klare und aussagekräftige Namen für Postfächer und Regeln.
• Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Regeln, damit keine Mails verloren gehen.
• Verwenden Sie smarte Postfächer für eine schnelle Übersicht ohne Verschiebung.
• Nutzen Sie Regeln, wenn Sie Ihren Posteingang wirklich aufräumen möchten.