Etiketten mit Adressliste in Word erstellen

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Praktische Vorteile von Etiketten

Etiketten sind sehr nützlich, wenn Sie viele Briefe oder Karten verschicken möchten. So müssen Sie nicht jede Adresse von Hand schreiben. Stattdessen können Sie eine Adressliste in Excel anlegen und diese regelmäßig aktualisieren. Wenn es Zeit für den Versand ist, drucken Sie alle Adressen auf einmal auf Etikettenbögen aus.

Vorlage für Etiketten in Word einrichten

So erstellen Sie in Word eine Vorlage für Ihre Etiketten:

• Öffnen Sie Word und starten Sie ein leeres Dokument.
• Gehen Sie zum Reiter Sendungen.
• Klicken Sie auf Seriendruck starten und wählen Sie Etiketten aus.
• Wählen Sie im Dropdown-Menü den Hersteller Ihrer Etikettenbögen aus.
• Wählen Sie das passende Produktnummernformat für Ihre Etiketten aus.
• Bestätigen Sie mit OK.
• Wechseln Sie zum Reiter Layout und aktivieren Sie Gitternetzlinien anzeigen, um die Etikettenränder sichtbar zu machen.

Jetzt sehen Sie die Vorlage mit den einzelnen Etikettenfeldern.

Adressliste mit Etiketten verbinden

Damit Word die Adressen auf die Etiketten drucken kann, müssen Sie die Excel-Liste verknüpfen:

• Im Reiter Sendungen klicken Sie auf Empfänger auswählen.
• Wählen Sie Vorhandene Liste verwenden aus.
• Suchen Sie Ihre Excel-Datei mit der Adressliste und öffnen Sie sie.
• Im Fenster Tabelle auswählen setzen Sie ein Häkchen bei Erste Zeile enthält Spaltenüberschriften, wenn Ihre Liste Überschriften wie "Name" oder "Adresse" hat.
• Bestätigen Sie mit OK.

Word erkennt nun die Spalten aus Ihrer Excel-Datei und bereitet die Felder für den Seriendruck vor.

Adressen in die Etiketten einfügen

Fügen Sie die Adressfelder in die Vorlage ein:

• Im Reiter Sendungen klicken Sie auf Adressblock.
• Wählen Sie die gewünschte Schreibweise für die Empfängernamen aus.
• Bestätigen Sie mit OK.

Im ersten Etikett erscheint nun der Platzhalter «Adressblock».

Fehlende Daten korrigieren

Manchmal erkennt Word nicht alle Felder automatisch. So beheben Sie das:

• Löschen Sie den Platzhalter «Adressblock».
• Klicken Sie erneut auf Adressblock und dann auf Felder vergleichen.
• Links sehen Sie die benötigten Felder, rechts die zugeordneten Spalten aus Excel.
• Klicken Sie bei fehlenden Zuordnungen auf (keine Übereinstimmung) und wählen Sie die passende Spalte aus.
• Bestätigen Sie mit OK.

Etiketten prüfen und drucken

So sehen Sie eine Vorschau und drucken Ihre Etiketten:

• Im Reiter Sendungen klicken Sie auf Ergebnisvorschau.
• Wenn alles passt, klicken Sie auf Etiketten aktualisieren, damit alle Etiketten die Adressen zeigen.
• Legen Sie die Etikettenbögen in den Drucker ein.
• Klicken Sie auf Fertig stellen und zusammenführen und wählen Sie Dokumente drucken.
• Bestätigen Sie die Druckeinstellungen mit OK.

Die Etiketten werden nun gedruckt. Speichern Sie das Dokument, wenn Sie die Vorlage später wieder verwenden möchten.

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