Adressen einfach mit Excel verwalten

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Praktische digitale Kontaktliste erstellen

Viele Menschen haben ihre Kontakte noch auf Papier. Doch es ist viel einfacher, eine Liste am Computer zu führen. Excel ist dafür ein gutes Programm. Sie können darin Namen, Adressen, Telefonnummern und weitere Informationen speichern. So gehen Ihre Daten nicht verloren und Sie können sie schnell ändern, wenn jemand umzieht oder neue Kontakte hinzukommen.

So legen Sie eine Adressenliste in Excel an

Starten Sie Excel und öffnen Sie eine neue leere Tabelle. Schreiben Sie in die erste Zeile die Überschriften für Ihre Spalten, zum Beispiel „Vorname“, „Nachname“, „Adresse“, „Telefon“ und „E-Mail“. Passen Sie die Spaltenbreite an, damit alle Informationen gut lesbar sind. Das geht, indem Sie mit der Maus an den Rand der Spaltenüberschrift klicken und ziehen. Danach füllen Sie die Zeilen unter den Überschriften mit den Daten Ihrer Kontakte.

Tabellenüberschriften hervorheben

Damit die Übersicht besser ist, können Sie die Überschriften fett markieren. Klicken Sie dazu auf die Zelle mit der Überschrift und drücken Sie die Tastenkombination Strg+B. So sehen Sie sofort, welche Spalte welche Daten enthält.

Kontakte sortieren und ordnen

Wenn Sie Ihre Liste alphabetisch sortieren möchten, zum Beispiel nach Nachnamen, gehen Sie so vor:

• Klicken Sie auf eine beliebige Zelle in der Liste.
• Wählen Sie oben im Menü den Reiter „Daten“ aus.
• Klicken Sie auf „Sortieren“.
• Setzen Sie ein Häkchen bei „Meine Daten haben Überschriften“.
• Wählen Sie unter „Sortieren nach“ die Spalte aus, nach der sortiert werden soll, z. B. „Nachname“.
• Bestimmen Sie die Reihenfolge, zum Beispiel von A bis Z.
• Bestätigen Sie mit „OK“.

Die Liste wird nun entsprechend geordnet.

Mit Filtern gezielt Kontakte anzeigen

Manchmal möchten Sie nur bestimmte Kontakte sehen, etwa nur Freunde oder Familienmitglieder. Dafür gibt es die Filterfunktion:

• Klicken Sie auf die Überschrift der Spalte, nach der Sie filtern möchten.
• Gehen Sie zum Reiter „Daten“ und klicken Sie auf „Filter“.
• In den Überschriften erscheinen kleine Pfeile. Klicken Sie auf den Pfeil der gewünschten Spalte.
• Entfernen Sie das Häkchen bei „Alles auswählen“ und setzen Sie es nur bei den gewünschten Kategorien, z. B. „Freund“.
• Bestätigen Sie mit „OK“.

Jetzt sehen Sie nur die Kontakte, die zu dieser Gruppe gehören. Um den Filter wieder zu entfernen, klicken Sie erneut auf das Filtersymbol und wählen „Alles auswählen“.

Weitere Tipps für Ihre Adressverwaltung

Mit einer Excel-Liste können Sie Ihre Kontakte nicht nur speichern, sondern auch für andere Zwecke nutzen. Zum Beispiel können Sie daraus Etiketten für Briefe erstellen oder Geburtstagskarten verschicken. Excel bietet viele Möglichkeiten, Ihre Daten übersichtlich und praktisch zu organisieren.

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