E-Mails in Outlook.com automatisch sortieren

Inhaltsverzeichnis

Wie funktionieren E-Mail-Regeln?

Mit E-Mail-Regeln können Sie Ihr Outlook.com-Postfach besser organisieren. Diese Regeln sind Einstellungen, die eingehende Nachrichten automatisch sortieren. Zum Beispiel können E-Mails von bestimmten Personen, mit bestimmten Betreffs oder anderen Merkmalen direkt in passende Ordner verschoben werden. Auch das automatische Markieren von Spam ist möglich, um unerwünschte Nachrichten leichter zu erkennen.

Regel anlegen: Schritt für Schritt

Überlegen Sie zuerst, was Ihre Regel bewirken soll. Dann gehen Sie so vor:

• Öffnen Sie in Ihrem Browser die Seite www.outlook.com.
• Melden Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort an.
• Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol für die Einstellungen.
• Wählen Sie unten die Option Alle Outlook-Einstellungen anzeigen.
• Im neuen Fenster klicken Sie in der Mitte auf Regeln.
• Drücken Sie auf Neue Regel hinzufügen.

Jetzt folgen drei Schritte: Geben Sie der Regel einen Namen, wählen Sie die Bedingungen aus und bestimmen Sie, was mit den Nachrichten passieren soll.

• Geben Sie bei Punkt 1 einen klaren Namen ein, zum Beispiel „Mails von Familie“.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Bedingung auswählen.
• Wählen Sie eine Bedingung, etwa „Von“, um E-Mails von einer bestimmten Person zu filtern.
• Geben Sie die nötigen Details ein, wie die E-Mail-Adresse oder ein Stichwort.
• Klicken Sie auf Aktion auswählen.
• Wählen Sie, was mit den gefilterten Nachrichten geschehen soll, zum Beispiel in einen Ordner verschieben, löschen oder als gelesen markieren.
• Falls der gewünschte Ordner noch nicht existiert, können Sie ihn hier direkt anlegen.
• Speichern Sie die Regel mit einem Klick auf Speichern.

Sie gelangen zurück zur Übersicht aller Regeln.

Regeln verwalten und bearbeiten

Unter Regeln sehen Sie alle eingerichteten Filter. Falls Sie Outlook.com auch in anderen Programmen wie Microsoft Office nutzen, können dort erstellte Regeln ebenfalls angezeigt werden. Diese lassen sich in Outlook.com nur ansehen, nicht bearbeiten.

Regel löschen: So geht’s

Wenn eine Regel nicht mehr gebraucht wird oder nicht richtig funktioniert, können Sie sie entfernen:

• Öffnen Sie die Übersicht der Regeln wie beschrieben.
• Klicken Sie neben der betreffenden Regel auf das Mülleimer-Symbol.
• Bestätigen Sie mit OK.

Die Regel wird gelöscht und gilt nicht mehr.

Tipps für den Einsatz von Regeln

Regeln helfen, den Posteingang übersichtlich zu halten und wichtige Nachrichten schneller zu finden. Achten Sie darauf, Regeln klar zu benennen und regelmäßig zu überprüfen. So vermeiden Sie, dass wichtige E-Mails versehentlich gelöscht oder übersehen werden.

Häufige Anwendungsbeispiele

• Nachrichten von Familie oder Freunden automatisch in einen eigenen Ordner verschieben.
• Newsletter oder Werbung direkt in einen speziellen Ordner sortieren.
• Spam-Mails von bestimmten Absendern automatisch löschen oder als unerwünscht markieren.
• Wichtige Arbeitsmails mit einem bestimmten Stichwort hervorheben oder kennzeichnen.

Fazit: Mehr Ordnung im Postfach

Mit den Regeln in Outlook.com können Sie Ihre E-Mails automatisch sortieren und so Zeit sparen. Die Einrichtung ist einfach und flexibel. So behalten Sie den Überblick und verpassen keine wichtigen Nachrichten mehr.

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